便利なショートカットキー その3 [検索、置換、印刷]

新学期が始まってもうじき一か月。
うちの息子も幼稚園を毎日楽しんでいるようで何より。
皆さんは、エクセルを楽しんでおりますでしょうか?

さて、今回は検索、置換と印刷というテーマでお送りします。

検索はどちらかというと、誰かが作ったファイルを閲覧する際によく使います。また、置換は覚えるとかなり便利な機能です。
今回も活用できる知識を付けていきましょう。

 

検索

シート内のデータを検索したいという場合。良く他人から受け取ったファイルを見る時などに使います。
小さいファイルのうちは良いですが、大きくなると、検索無しでは到底閲覧できません。
そんな時に、シート内の検索をするショートカットキーがあるのです。

それが[Ctrl]+[F]です。

押すと、検索ウィンドウが現れますので、そこに検索したいキーワードを入れて、検索が出来ます。

これも例によって、実はエクセルだけでは無く、他のソフトでも使えます。

Wordファイルだろうと、テキストファイルだろうと。そして何と、インターネットブラウザでも出来ます。

これは色々と使えるキーなので得した気分ですね。

検索条件なども細かく指定できるのですが、それについてはこちらのページに。

置換

次に置換です。満員電車で良く起こるアレではないです。

文字列を別の文字列に置き換えます。

これまたすごーく便利なので、覚えておきましょう。

まず、キーは[Ctrl]+[H]を押します。

ウィンドウが出てきますので、置換え前のキーワードと、置き換え後のキーワードを入れて実行します。

すると、何ということでしょう。あっという間に文字の置き換えが出来るではありませんか。

これを使う場面としては、

散々作った巨大な表で、誤植を発見した場合。
作成初期に間違っていた場合、コピーして何百という数に増殖してるのです。

これを手作業で修正していくのは到底無理なわけで。

こんな時に置換機能を使えば、あっという間に修正が出来るということです。

こちらも別ページにて細かく説明しますね。

印刷

エクセルを使っていると印刷することがあると思います。
ペーパーレスが推進しているこのご時世、場合によってはPDF書き出しなどもあります。

ファイルの印刷は通常、プリンタのボタンを押しますよね。それかメニューから印刷を選ぶかと思います。
それでももちろん良いのですが、これもショートカットキーがあります。

あ、印刷したい!

そんな時に活躍するのが[Ctrl]+[P]です。

でも、初めて作った文書でいきなり押すのはやめてくださいね(汗)

印刷レイアウトを確認してから押してください。

もしこれが紙だったら、裏紙のメモ帳を大量生産してしまうことになります。

これを活用できる場面としては、もうレイアウトが整っている文書を

「〇〇君、今送った10ファイル、全部印刷しておいて」

と言われた場合、開いたら[Ctrl]+[P]。開いたら[Ctrl]+[P]

という場面でしょうか。

その上司が、レイアウト無視で送ってきた場合、

当然のごとく、裏紙のメモ帳を大量生産することになりますので、メモ帳を作ったらコッソリ上司の机に置いておきましょう。

資源を大切に!

 

終わりに

今回は非常に便利な検索、置換を中心にご説明しました。

マスターすれば、格段に文書のクオリティが上がることでしょう。

それでは、また次回!

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