ブックの表示

こんにちは。暑い日が続きますね。
先週までの涼しさから、今年は冷夏か?と思っていた矢先、やっぱり夏が本気を出してきたようです。

さて、今回はブックの表示方法についてと、印刷範囲調整について説明していきます。
ブックを作成して、いざ印刷!と思ったら、全く意図しない形で印刷されて、紙が無駄になるというケースがあります。
そういったことを防ぐために、これらの方法をマスターして、綺麗な資料作りをしましょう!

ブックの表示

ブックの表示メニューは、リボンから「表示」を選ぶとアクセスできます。

リボンの「表示」メニューの一番左側がブックの表示メニューになります。ボタンが4つ並んでいますが、順に紹介していきます。

標準

エクセルのブックを作るとまずはじめに表示されている形式がこれ。
印刷しなければこの表示のままで使って何の問題もありませんので、特に意識しないと思います。
意図せずこれ以外の表示になっており、表示がおかしい!と思った時に「標準」を選べば初期表示に戻りますので、これだけ覚えておいてもらえば良いと思います。

 

改ページプレビュー

これは印刷した時に各ページに印刷される内容を確認することが出来る表示になります。
ある程度資料を作成して、いざ印刷!と思った時にこれを押してみましょう。これを押しただけでは印刷されないので恐れず押してみて下さい。
すると、グレーの文字で薄く「1ページ、2ページ」等の表示がされると思います。
これが印刷された時の各ページに印刷される内容になります。

表の横幅が大きくて、端の列だけ次のページに行ってしまった!というのも一目瞭然。
もし表の途中で改ページされてしまった!という事態が起こった場合、このまま修正もできます。

青色の枠が出ているかと思いますので、それをドラッグしてみましょう。
すると、印刷範囲を簡単に変更することが出来ます。試してみて下さい。

尚、紙の大きさによって、行列サイズにも制限がありますので、その場合にはあえて1つ前の表で改ページする等を試してみましょう。

ページレイアウト

これは、改ページプレビューで設定した後、実際の紙面上のレイアウトを確認しながら編集するモードです。
印刷プレビュー画面のまま編集するようなイメージをしていただければ分かりやすいです。

印刷される用紙の枚数とレイアウトが一目瞭然なので、変に次のページに消し忘れたゴミデータがあって紙が無駄になった!という事態を防ぐことが出来ます。

ユーザ設定のビュー

読んで字のごとし。表示方法を保存しておいていつでも呼び出すことが出来ます。
このボタンを押すと、保存されているユーザ設定ビューの一覧が出てきます。

何も保存されていない場合、「追加」を押すと現在の表示をユーザ設定として保存できます。
保存されるのは「表示倍率」と「表示形式(改ページプレビューなど)」
閲覧はこれ!編集はこれ!など、決まった表示方法がある場合に使えますね。

呼び出す時は、ビューを選んで「表示」を押しましょう。

おわりに

今回はブックの表示を紹介しました。紙は貴重な資源ですので、大切に使いましょう!
このテクニックは紙の無駄遣いだけではなく、快適な編集作業にも一役買ってくれます。

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